Sistema de gestión educativa. Manual de Usuario

Preguntas frecuentes acerca de DocCF. ¿Cómo instalar DocCF?

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Sistematización de calificaciones para colegios. Económico, fácil y adaptable

Los centros dedicados a la enseñanza tienen aspectos administrativos diferenciales y característicos propios. Por ello, DocCF se ha diseñado de forma que se adapta a las necesidades de un centro educativo y, además, permite gestionar otras áreas típicas como contabilidad y biblioteca

Activar DocCF. DocCF se adapta a cualquier Institución Educativa en Latinoamérica.

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Preguntas Frecuentes

 

¡Gracias por estar con nosotros y hacer posible nuestro décimo quinto aniversario!

 

Preguntas Generales

 

 

¿DocCF puede ser usado en Centros Educativos de otros países diferentes a Colombia?

¿Cuanto tiempo se requiere para la instalación e implementación de DocCF?

¿DocCF puede instalarse en una Red?

Si tengo una Red. ¿Debo pagar una licencia por cada puesto de trabajo?

Si deseo cambiar mi sistema actual, ¿puedo transferir esta información y usarla en DocCF?

¿Existe limitación en el número de alumnos que puedo registrar?

El Centro Educativo consta de varias sedes ¿puedo gestionar cada una de manera independiente?

¿Puedo personalizar el diseño de los informes de acuerdo a las necesidades del Centro Educativo?

 

 

Preguntas sobre Gestión de Docentes y Alumnos

 

 

¿Puedo llevar el control de ausentismo de docentes y alumnos?

¿DocCF puede asignar horarios escolares automáticamente?

 

 

Preguntas sobre Gestión Académica

 

 

¿DocCF me permite definir mi propio sistema de calificación?

¿DocCF permite definir mis propios informes académicos?

¿DocCF facilita el registro de calificaciones a través de Internet?

¿Los alumnos y/o padres de familia pueden consultar las calificaciones en Línea a través de Internet?

¿Puedo enviar información académica a través de email desde DocCF?

¿Puedo evaluar la gestión de docencia impartida por los docentes en mi Centro Educativo?

 

 

Preguntas sobre Gestión Económica

 

 

¿Puedo generar órdenes de pagos (cobros) por distintos conceptos. Ejemplo matrículas, mensualidades, uniformes, materiales de trabajo, etc. ?

Si una cuenta esta vencida. ¿Se genera recargo automático?

¿Puedo definir un formato de impresión propio o personalizado para mis órdenes de pago, recibos de pago y facturas?

¿Puedo notificar a padres de familia sobre pagos pendientes?

¿Puedo llevar el control de Inventario de los artículos que vendo en mi Centro Educativo?

 

 

Preguntas sobre Gestión de Biblioteca

 

 

¿DocCF permite controlar el préstamo de libros?

¿Puedo controlar el inventario de libros?

¿Puedo realizar cobros por conceptos de no devolución de libros?

¿Como funciona la consulta de títulos? (libros, monografías, CDs y revistas)

 

 

Preguntas sobre Procedimiento de Compra y PostVenta

 

 

¿Cuales son las opciones de Pago de la Licencia de DocCF?

Una vez que realice el pago ¿Cómo recibo la Licencia de DocCF?

¿La Licencia es un pago único o debo pagar mensualidades o anualidades para continuar usándolo?

Cuándo tenga alguna inquietud o problema sobre DocCF ¿Cómo puedo solicitar asistencia tecnica?

 

 

 ? 

¿DocCF puede ser usado en Centros Educativos de otros países diferentes a Colombia?

 

Si, DocCF puede ser usado en cualquier Centro Educativo en Latinoamérica. DocCF ha sido desarrollado con los estándares y normas básicos de gestión en los Centros Educativos latinoamericanos. Es una herramienta estándar que fácilmente puede adaptarse a los procesos de gestión y control particulares en cada País.

Sin embargo cualquier exigencia o característica particular en su Centro Educativo  podrá ser analizada por nuestros desarrolladores existiendo la posibilidad de hacer adaptaciones a la aplicación para permitirle un aprovechamiento optimo de todas las herramientas de DocCF.  

 

 ? 

¿Cuanto tiempo se requiere para la instalación e implementación de DocCF?

 

La instalación, configuración y implementación de DocCF requiere aproximadamente un periodo máximo de 3 días.

Luego, el procedimiento de capacitación a usuarios requiere aproximadamente 3 días (En Línea) o 2 días (Personalizado). Sin embargo, el tiempo estimado dependerá de las necesidades de organización y automatización de cada Centro Educativo.

 

 ? 

¿DocCF puede instalarse en una Red?

 

Si, DocCF es un software desarrollado bajo la filosofía Cliente/Servidor. Opera en sistemas de Red Windows en puestos de trabajo Windows XP, Vista, 7, 8, 10 y Familia Windows Server.

Puede conectarse a base de Datos Microsoft Access.

 

 ? 

Si tengo una Red. ¿Debo pagar una licencia por cada puesto de trabajo?

 

No. El precio de la licencia permite instalar DocCF en un numero ilimitados de PC's Dentro del Centro Educativo.


 ? 

Si deseo cambiar mi sistema actual, ¿puedo transferir esta información y usarla en DocCF?

 

Si, DocCF incluye una herramienta que permite importar información de otros sistemas. Sin embargo este proceso requiere un análisis del origen, estructura e integridad de la información de dicho sistema.

 

 ? 

¿Existe limitación en el número de alumnos que puedo registrar?

 

No, DocCF no limita el crecimiento de su Centro Educativo. Por lo tanto el número de alumnos está limitado  solamente  a la  capacidad  del  equipo  de  cómputo que almacene la Base  de  Datos  en  el cual esté instalado DocCF.

 

 ?

El Centro Educativo consta de varias sedes ¿puedo gestionar cada una de manera independiente?

 

Si, DocCF le permite gestionar independientemente cada sede del Centro Educativo. No existe límite en el número de sedes que puede gestionar.

 

 ? 

¿Puedo personalizar el diseño de los informes de acuerdo a las necesidades del Centro Educativo?

 

En Grupo CF Developer sabemos que cada Cliente es único en su gestión y objetivos por eso todos los Informes en DocCF pueden ser personalizados, esto significa que puede incluir en el programa sus propios formatos. En ese procedimiento nuestro Grupo de Desarrollo ajustará cada informe según sus necesidades particulares sin costo adicional.
Puede incluir el Logo o Escudo del Centro Educativo en todos los informes que genere DocCF. Desde la Ficha del Centro Educativo podrá configurarlo además de la información que se mostrará en el encabezado o pié de pagina del informe.

 

 ? 

¿Puedo llevar el control de ausentismo de docentes y alumnos?

 

Si, a través de DocCF  puede registrar  ausencias  justificadas  o no justificadas  de docentes  y alumnos.  También  puede  consultar  histórico  de  ausencias  y  emitir  informes  estadísticos  de control.

 

 ?

¿DocCF puede asignar horarios escolares automáticamente?

 

Si, DocCF le permite la asignación de horarios a través de un asistente, el cual le permitirá definir horarios escolares en tan solo unos minutos. Corrige cruces, valida entrada de datos y permite asignación automática por intervalos.

 

 ?

¿DocCF permite definir mis propios informes académicos?

 

Si, podrá generar e imprimir los Boletines Académicos de todos los alumnos en tan solo un clic.

Definición de plantillas para informes de boletines académicos o solicitar un diseño personalizado.

Asimismo DocCF incluye plantillas de informes y gráficos estadísticos predeterminadas,  las cuales también podrá ajustar a las necesidades de su Centro Educativo.

 

 ?

¿DocCF me permite definir mi propio sistema de calificación?

 

Si, Puede definir cómo se va a evaluar cada asignatura durante cada periodo Puede elegir entre sistemas de evaluación: tradicionales (numérico o alfabético) sistemas por Ítems (logros académicos). Optimizado para la nueva Ley de Educación en Colombia (Decreto 1290) en la cual deja en libertad a los colegios públicos y privados del país (Colombia) para que cada Centro Educativo defina su sistema de evaluación y la promoción de sus estudiantes a los siguientes cursos.

 

 ? 

¿DocCF facilita el registro de calificaciones a través de Internet?

 

Si, DocCF incluye una utilidad que permite a los docentes opcionalmente realizar el registro de calificaciones desde su Hogar a través de Internet. (Módulo de Gestión Escolar Web).

 

 ? 

¿Los alumnos y/o padres de familia pueden consultar las calificaciones en Línea a través de Internet?

 

Si, Los alumnos y/o padres de familia pueden consultar en línea las calificaciones a través de nuestro Módulo de Gestión Web.

* DocCF no incluye el servicio de Hosting para la instalación y funcionamiento del Módulo de Gestión Escolar Web.

 

 ? 

¿Puedo enviar información académica a través de email desde DocCF?

 

Si, puede hacerlo desde DocCF a través de la herramienta de envío de email. Puede enviar email a una o varias personas de la lista de destinatarios registrados (docentes, alumnos, padres de familia o empleados administrativos).

 

 ? 

¿Puedo evaluar la gestión de docencia impartida por los docentes en mi Centro Educativo?

 

Si, a través de DocCF puede definir distintos formularios de evaluación para evaluar cada uno de los docentes en su Centro Educativo, haciendo con ello posible la implantación de un sistema de mejora continua de los procesos formativos.

Las evaluaciones de docentes se establecen en 4 criterios: presentación personal, metodología y enseñanza, uso de ayudas didácticas y respeto y disciplina.

 

 ? 

¿Puedo generar órdenes de pagos por distintos conceptos. Ejemplo matrículas, mensualidades, uniformes, materiales de trabajo, etc. ?

 

Si. puede definir distintos conceptos de pago y generar órdenes por cada concepto.  Puede incluir todo su catálogo de conceptos además podrá seguir agregando conceptos conforme su Centro Educativo lo vaya necesitando.   


 ? 

Si una cuenta esta vencida. ¿Se genera recargo automático?

 

Si. DocCF lleva un control de los pagos pendientes según su fecha de vencimiento. Al vencer los pagos programados, DocCF le indicará a través de la consulta de Estado de Cuenta y asimismo generará un recargo (si lo ha definido) a la cuenta vencida.

Además puede enviar una notificación de estado de cuenta (al día, mora y/o saldo pendientes)  a padres de familia y acudientes a través de e-mail.

 

 ? 

Puedo definir un formato de impresión propio o personalizado para mis órdenes de pago, recibos de pago y facturas?

 

Si. Usted puede definir (personalizar) el formato de impresión para órdenes de pago, recibos de pago y facturas.

Puede incluir en cualquier documento el logo de su Centro Educativo.

 

 

 ? 

¿Puedo notificar a padres de familia sobre pagos pendientes?

 

Si, Puede configurar DocCF para que envíe una notificación a los padres de familia sobre cuotas vencidas, adeudos pendientes o pagos próximos a cumplir. En DocCF puede programar enviar una notificación a través de email.

 

 ? 

¿Puedo llevar el control de inventario de los artículos que vendo en mi Centro educativo?

 

Si, Puede registrar los productos que vende en su Centro Educativo, llevar un control de existencias y permitir realizar facturación y devoluciones de los mismos.

 

 ? 

¿DocCF permite controlar el préstamo de libros?

 

Si. El Módulo de Gestión de Biblioteca permite llevar un control de los títulos en préstamo.

Puede  controlar  su  disponibilidad  y  consultar  históricamente  los   préstamos  realizados  para conocer  frecuencias y hábitos de lectura y temas consultados.

 

 ? 

¿Puedo controlar el inventario de libros?

 

DocCF permite llevar una ficha de información de cada titulo de la biblioteca. Asimismo puede controlar su disponibilidad según el numero de títulos registrados vs. numero de libros prestados.

 

 ? 

¿Puedo realizar cobros por conceptos de no devolución de libros?

 

Si. Puede crear un concepto para cobro por no devolución de libros. Este concepto será cargado al Alumno y aparecerá visible en su Estado de Cuenta.


 ? 

¿Como funciona la consulta de títulos? (libros, monografías, CDs y revistas)

 

El Módulo de Gestión  de Biblioteca tiene un manejo sencillo e intuitivo y requiere muy poco tiempo para familiarizarse con su uso. Cuenta con una interfaz de consulta que le permitirá encontrar con gran velocidad y precisión la información que necesite.

Puede  realizar  búsquedas  de libros,  monografías,  CDs y revistas  por palabras,  por trozos  de palabras (usando la búsqueda avanzada), por autor, por editorial, por título, por código ISBN, tema o contenido.

 

 ? 

¿Cuales son las opciones de Pago de la Licencia de DocCF?

 

Si está fuera de Colombia puede realizar el pago de la Licencia de DocCF a través de:
- Agencia Western Union o MoneyGram.

- Transferencia bancaria internacional.

- Tarjeta de Crédito

 

En Colombia

- Consignación bancaria.

- Tarjeta de Crédito.

 

 ? 

Una vez que realice el pago ¿Cómo recibo la Licencia de DocCF?

 

Al momento de validar el pago de la Licencia de DocCF un Asesor Comercial le contactará (a través de la información de contacto que especificó en el formulario de Orden de Compra) para programar el procedimiento de licenciamiento y entregarle un Número de Activación que deberá introducir en el programa DEMO. Luego de este procedimiento deberá programa otra cita para iniciar la capacitación sobre la configuración y uso de DocCF.

 

 ? 

¿La Licencia es un pago único o debo pagar mensualidades o anualidades para continuar usándolo?

 

Sólo realiza un pago único, sin pagar mensualidades ni anualidades porque la Licencia de DocCF no caduca.

 

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Cuándo tenga alguna inquietud o problema sobre DocCF ¿Cómo puedo solicitar asistencia tecnica?

 

Nuestro Servicio de Contacto en Línea le permite participar de una conversación a través de Chat con un Asesor Comercial de Grupo CF Developer quién podrá resolver sus inquietudes y ofrecerle asesoría adicional al instante acerca de DocCF Software de Gestión Escolar.
Para acceder a este servicio sólo debe ingresar desde DocCF en el Menú AYUDA opción SOPORTE TÉCNICO. También puede hacerlo desde nuestro sitio web ingresando en el menú CONTACTO.

 

 

 

 

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